Als manager lever je een grote bijdrage aan de teamvitaliteit. Dit komt vooral voort uit het faciliteren van hoge kwaliteit interacties, wat wij de zesde pijler voor vitaliteit noemen. Wat zijn hoge kwaliteit interacties? Die ontstaan vanuit veiligheid, betrokkenheid en gedeelde positieve emoties. Dat klinkt als een flinke klus, maar gelukkig zijn er kleine acties die je direct kunt inzetten om dit te versterken in je relaties.
De sleutel hierbij is om zoveel mogelijk gebruik te maken van het zogenaamde sociale betrokkenheidsysteem. Dit is het systeem in je lichaam en geest dat optimale sociale interacties mogelijk maakt. De neurale netwerken van dit systeem hebben vooral betrekking op spieren en weefsel in je gezicht, ogen, oren, keel, nek, longen en hartgebied — kortom, je ‘sociale’ organen.
Vanuit een actief betrokkenheidsysteem geef je nonverbale signalen van veiligheid en betrokkenheid af. Dit noemt wetenschapper Stephen Porges, ontdekker van het betrokkenheidsysteem, ‘cues of safety’. Deze ‘cues’ zorgen ervoor dat andermans zenuwstelsel veiligheid herkent en vervolgens zelf ook sneller overschakelt op het betrokkenheidsysteem.
Deze zogenaamde ‘co-regulatie’ helpt om gezamenlijk terug te komen in een interactie die veilig, betrokken en positief is. Vanuit daar kun je effectiever met elkaar te communiceren en verbinden.
Hoe versterk je betrokkenheid in gesprekken?
Hieronder staan drie manieren waarop je jouw eigen betrokkenheidsysteem in kan zetten zodat die van anderen ook ‘online’ blijft, zelfs als je op afstand moet communiceren via (beeld)bellen:
- Controleer je expressies met je stem. Spreek met een prettige intonatie. Je kunt hierbij een klein beetje denken aan een moeder die tegen haar baby praat: speels, gevarieerd, expressief en opgewekt. Deze zogenaamde ‘prosodie’ stimuleert het betrokkenheidsysteem van anderen. Hard, laag of schril stemgeluid stimuleert juist stressreacties bij mensen.
- Laat merken dat wat de ander zegt bij je aankomt, ook al ben je het (nog) niet met elkaar eens (‘Ah, oké, interessant…’, ‘Ik hoor wat je zegt’, ‘Ik zie wat je bedoelt’, ‘hmm’). Wederkerigheid in interacties, ook nonverbaal, is essentieel om aan beide kanten het sociale betrokkenheidsysteem ‘online’ te houden.
- Controleer tijdens het beeldbellen zo nu en dan je eigen gezichtsexpressies. Zijn deze onbedoeld negatief (een frons, gespannen, chagrijnig)? Probeer je gezicht te ontspannen, vooral rondom je ogen en wenkbrauwen, door te kijken met een zachte, vriendelijke blik vanuit je ogen. Je kan dit ook doen door tijdens beeldbellen je focus te verzachten en het gehele plaatje te zien van de persoon, inclusief de ruimte of achtergrond om hem of haar heen. Dat ontspant je oogspieren en gezichtsexpressie van nature, wat veelal onbewust opgepikt kan worden door de ander.
Vooral het eerste punt valt niet te onderschatten, zeker in deze tijd waarin je waarschijnlijk vooral telefonisch en via videobellen contact hebt. Stemgeluid is een enorme bron van informatie voor mensen. Maak daarom gebruik van deze tijd om te werken aan de manier waarop je jouw stem inzet in gesprekken. De resultaten die dit oplevert zijn niet te onderschatten.
Een laatste tip is om teamleden niet uit het oog te verliezen tijdens het werken op afstand. Zorg dat er regelmatig gelegenheid is voor het team om online samen te komen, liefst met beeld, en bedenk van te voren manieren om positieve interacties tussen de teamleden aan te moedigen. Werkgerelateerd kun je denken aan creatieve sessies of het betrekken van teamleden bij een brainstorm over prettig samenwerken op afstand. En vergeet ook niet om af en toe een leuke online sessie te houden waarin er ruimte is voor spel en plezier – 30 seconds, Codenames, Houseparty of kies een simpele bewegingsroutine uit op YouTube om samen via Zoom te volgen!
