Arbodiensten verkopen nog rapporten. Werkgevers willen een compliance-dossier.

Een RI&E komt binnen als PDF. Drie maanden later volgt het PSA-onderzoek, in een eigen rapport, met een eigen opmaak. Weer later landt het PAGO-verslag in de mailbox van de preventiemedewerker, los van de rest. Drie leveringen, drie momenten, drie documenten die inhoudelijk met elkaar samenhangen en organisatorisch niets met elkaar te maken hebben. Dat is niet de uitzondering in de arbodienstverlening. Dat is nog altijd de norm.

Ik praat veel met directies en accountmanagers van arbodiensten, en bijna niemand ontkent dit beeld. Het is ook geen kwaliteitsprobleem: de RI&E's zijn gedegen, de kerndeskundigen zijn goed, de PAGO's worden vakkundig uitgevoerd. Het probleem zit in de levering. Een werkgever die zijn zorgplicht moet aantonen, krijgt een stapel losse documenten terug, terwijl de wet om iets anders vraagt: een doorlopend beeld van wat er speelt, wat er is gedaan en wat daarvan is vastgelegd.

De vraag is veranderd, het aanbod nog niet

De Nederlandse Arbeidsinspectie laat in haar monitor Arbo in bedrijf zien dat 36 procent van de bedrijven geen RI&E heeft (Nederlandse Arbeidsinspectie, 2024) en dat 35 procent van de RI&E's die er wel zijn, van onvoldoende kwaliteit is (Nederlandse Arbeidsinspectie, 2024). Dat zijn geen cijfers over onwil. Het zijn cijfers over een proces dat niet leeft. Een RI&E die eens in de paar jaar wordt opgesteld en daarna in een la verdwijnt, is op de dag van afgifte al aan het verouderen. Hetzelfde geldt voor een PSA-rapportage zonder koppeling aan het Plan van Aanpak, of een PAGO-aanbod waarvan niemand meer kan aantonen wanneer en aan wie het is gedaan.

Werkgevers die hier eenmaal tegenaan hebben gelopen, vragen niet meer om een volgend rapport. Ze vragen om een dossier dat op elk moment klaar is voor de Arbeidsinspectie, de ondernemingsraad of de eigen directie. Dat onderscheid lijkt subtiel, maar het is fundamenteel. Een rapport is een momentopname die een leverancier aflevert. Een dossier is een doorlopend geheel dat een organisatie zelf beheert, met de eigen deskundigen erin. De arbodienst die dat onderscheid niet maakt, blijft rapporten verkopen aan klanten die iets anders nodig hebben.

Van leverancier van documenten naar eigenaar van het systeem

Dit is waar de positie van de arbodienst zelf op het spel staat. Zolang een arbodienst rapporten levert, is ze vervangbaar: een andere arbodienst kan dezelfde RI&E, hetzelfde PSA-onderzoek en hetzelfde PAGO leveren, meestal voor een vergelijkbare prijs. De relatie zit in de losse opdracht, niet in de infrastructuur. Zodra een arbodienst echter het platform wordt waarin haar klant het complete arbodossier voert, met de eigen kerndeskundigen die toetsen en begeleiden, verschuift de relatie. De klant stapt niet meer over na elke aanbesteding, want overstappen betekent het hele dossier opnieuw opbouwen bij een andere partij. De arbodienst wordt infrastructuur in plaats van toeleverancier.

Dat vraagt wel om een andere rol voor iedereen binnen de arbodienst. De accountmanager verkoopt geen RI&E, PSA-onderzoek of PAGO meer als losse diensten, maar een doorlopende plek in het primaire proces van de klant. De kerndeskundige toetst niet een document dat ergens anders is gemaakt, maar werkt in hetzelfde systeem waarin de klant zijn bevindingen vastlegt, met risicoscores, een Plan van Aanpak en een toetsingsverslag die automatisch in één dossier samenkomen. En de directie van de arbodienst verdient niet langer per rapport, maar bouwt aan een platform waarop klanten blijven, juist omdat vertrekken duurder is dan blijven.

Wat dat in de praktijk vraagt

Het is onrealistisch om te verwachten dat elke arbodienst dit zelf bouwt. Een eigen platform ontwikkelen, met risicoscoring, een levend Plan van Aanpak, rolgebaseerde toegang voor HR, directie en OR, en een compliance-overzicht dat op elk moment een export voor de inspecteur klaarzet, is een jarenlang traject met een fors ontwikkelbudget. Wij lossen dat bij NEV op met NEVWARE als whitelabel: hetzelfde systeem waarmee onze eigen arbokerndeskundigen werken, onder de naam en met de deskundigen van de arbodienst die het inzet.

Concreet betekent dat een modulaire RI&E inclusief het verplichte PSA-onderdeel, met risicoscores volgens Kinney & Wiruth in plaats van een beoordeling op gevoel. Bevindingen worden acties met een eigenaar, een deadline en een voortgangsstatus, zodat een Plan van Aanpak niet meer in een los Excel-bestand verwatert. De toetsing door een gecertificeerde arbokerndeskundige, verplicht boven de 25 medewerkers, zit in het proces zelf en levert een toetsingsverslag op dat direct in het dossier van de klant staat. En het geheel resulteert in een compliance-overzicht dat op elk moment exporteerbaar is als PDF of Excel, voor de inspecteur, de OR of de directie van de klant. De data blijft van de klant van de arbodienst, altijd exporteerbaar, zonder lock-in, op een ISO 27001-gecertificeerde infrastructuur.

Het verschil met een los rapport is niet alleen het format. Het is dat de RI&E niet meer op een vast moment wordt opgeleverd en daarna veroudert, maar per module wordt bijgewerkt zodra er iets verandert, zonder dat de hele inventarisatie opnieuw moet. Een arbodienst die dit onder eigen naam aanbiedt, levert dus niet een nieuw product aan haar bestaande klanten, maar een nieuwe vorm van de dienst die ze al levert: dezelfde RI&E, hetzelfde PSA-onderzoek, dezelfde toetsing, maar nu in een systeem dat blijft leven in plaats van in een rapport dat na aflevering stilvalt.

De keuze die nu voorligt

Geen arbodienst zal morgen stoppen met het leveren van rapporten; de meeste klanten zijn daar nog aan gewend en de overstap kost tijd. Maar de werkgevers die als eerste om een doorlopend dossier vroegen, vragen het nu aan iedereen in hun netwerk, en de volgende aanbesteding wordt beoordeeld op iets anders dan de kwaliteit van het laatste rapport. De arbodienst die dan nog een PDF aanbiedt, concurreert op prijs per document. De arbodienst die een platform onder eigen naam aanbiedt, met de eigen kerndeskundigen erin, concurreert op iets dat veel moeilijker te kopiëren is: de plek waar het hele arbodossier van de klant leeft. Dat is niet langer een toekomstscenario. Het is de vraag die nu al op accounttafels ligt, bij arbodiensten die goed luisteren naar hun klanten.

Bronnen

Nederlandse Arbeidsinspectie (2024). Arbo in bedrijf 2022-2023. https://www.nlarbeidsinspectie.nl/actueel/nieuws/2024/09/12/arbo-in-bedrijf-2022-2023

Nederlands Expertisecentrum Vitaliteit (2026). Compliancy Arbowet. https://nederlandsvitaliteitscentrum.nl/compliancy-arbowet

Nederlands Expertisecentrum Vitaliteit (2026). RI&E, zelf in NEVWARE. https://nederlandsvitaliteitscentrum.nl/rie-zelf-in-nevware