Het Clingendael Instituut, als een vooraanstaande denktank en academie voor internationale zaken, opereert in een wereld van hoge internationale druk en complexiteit. Met meer dan 100 werknemers die constant bezocht worden door beleidsmakers, diplomaten, politici, militaire vertegenwoordigers en zakelijke leiders, is het cruciaal om de vitaliteit en veerkracht van het personeel te waarborgen. In deze case study nemen we een kijkje achter de schermen van hoe het Nederlands Expertisecentrum Vitaliteit (NEV) heeft samengewerkt met het Clingendael Instituut om de vitaliteit van hun medewerkers te versterken.
Beginnen bij bewustwording
Een van de belangrijkste uitdagingen waarmee het Clingendael Instituut werd geconfronteerd, betrof de afdeling Conflict Research Unit (CRU). Deze afdeling voert internationaal onderzoek uit naar conflicten en staat bekend om de hoge tijdsdruk en de zware cognitieve en emotionele belasting van het werk. Het NEV begon met het bewust maken van deze uitdaging en het creëren van een omgeving waarin openlijk over vitaliteit en stress gesproken kon worden. Het begon allemaal met het besef dat het belangrijk is om de tijd en ruimte te creëren voor deze cruciale gesprekken.
Vitaliteit van strategisch belang
De betrokkenheid van het management en de HR-afdeling was essentieel om de verandering in gang te zetten. Er werden werksessies gehouden om de hulpvraag te begrijpen, inspiratiesessies om kennis te maken, en er werd een gemeenschappelijke taal en actieplan ontwikkeld. Het doel was om stress om te zetten in vitaliteit en teamleden aan te moedigen om elkaars welzijn nauwlettend in de gaten te houden.
Activatie- en communicatiecampagne
Tijdens dit proces was het van cruciaal belang om activatie en communicatie te bevorderen. Het creëren van bewustzijn over de energiebalans en het ontwikkelen van een gemeenschappelijke taal waren belangrijke stappen. Daarnaast werden structurele acties ondernomen om de vitaliteit op de lange termijn te waarborgen. Het NEV ontwikkelde een programma op maat dat specifiek was gericht op de wetenschappelijke professionals van de CRU.
Stapsgewijze aanpak
Het programma dat werd geïmplementeerd, volgde een zorgvuldige stapsgewijze aanpak:
Stap 1: Analyse en ontwerp: Samen met het managementteam, HR en de CRU-afdeling werden de situatie, hulpvraag en randvoorwaarden geïnventariseerd. Hierbij werd het raamwerk “De Zeven Pijlers voor Vitaliteit” gebruikt om de belangrijkste prioriteiten te identificeren.
Stap 2: Planning en coördinatie: Parallel aan het organisatiebrede programma werden vier extra sessies gepland gedurende zes maanden voor de CRU-afdeling. Hierbij werd veel nadruk gelegd op activatie en communicatie om de betrokkenheid te maximaliseren.
Stap 3: Nulmeting en start van het programma: Het programma begon met een nulmeting op basis van een vitaliteitsscan. Tijdens de eerste sessie verzamelden deelnemers aanvullende input om betrokkenheid te vergroten. Elke sessie combineerde wetenschappelijk onderbouwde kennisoverdracht met ervaringsgerichte activiteiten.
Stap 4: Monitoring: Deelnemers voerden gedurende het traject korte pulse-metingen uit op basis van de vitaliteitsscan. Dit bood waardevolle feedback en hielp bij het bijsturen van de trainingssessies. Regelmatig contact met het afdelingshoofd zorgde voor observaties en verdere aanpassingen.
Stap 5: Einde en effectmeting: Na afloop van het traject werd een effectmeting uitgevoerd, aangevuld met kwalitatieve feedback van de deelnemers. Dit bood inzicht in de resultaten en mogelijkheden voor verdere verbetering.
Nazorg en verdere ontwikkeling
Na het programma koos de CRU-afdeling voor een doelgericht verdiepingstraject om de positieve veranderingen te verduurzamen en de teamdynamiek verder te ontwikkelen. Dit traject was gericht op structurele borging en verdere ontwikkeling van een vitale cultuur binnen het team.
De resultaten
Binnen zes maanden werden aanzienlijke verbeteringen bereikt in de cultuur en teamdynamiek met betrekking tot werkdruk, stress en vitaliteit. De klant benadrukte het volgende:
“De grootste winst die we hebben behaald met het programma De 7 Pijlers voor Vitaliteit is dat er nu meer begrip en bewustzijn is over de thema’s en dat we goed weten hoe we het erover kunnen hebben. We hebben hier nu sterke en effectieve handvatten voor gekregen. Wat goed werkt is dat we na het afronden van het programma vanuit het management telkens weer de thema’s op de agenda zetten. Om de duurzame gedragsverandering te borgen gaan we nu iedere 6 weken het gesprek hierover aan.”
Het succes van deze case study benadrukt de waarde van een integrale aanpak voor het bevorderen van vitaliteit in teams en organisaties. Het Clingendael Instituut heeft niet alleen de vitaliteit van zijn medewerkers verbeterd, maar heeft ook een duurzame cultuurverandering geïnitieerd die hun toekomst zal blijven versterken.
Klik hier voor meer informatie over “De 7 Pijlers voor Vitaliteit“.
